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如何在Outlook里设置外出时自动答复?

有些时候,因为外出无法及时处理收到的邮件。你或许想告知发件人你已收到邮件,但无法及时给予处理。针对这个问题,你可以在Outlook里设置外出时自动答复规则。

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arrow blue right bubble使用Exchange的外出助理程序设置外出时自动答复

如果你是Exchange账户,可以配置外出助理程序,在你外出时自动答复收到的邮件。

1. 在Outlook中点击文件 > 信息 > 自动答复。见下图:

注意:如果你的Outlook没有连接Exchange服务器,就不会有自动答复选项。

2. 在自动答复对话框里,选中发送自动答复后,再做如下设置:

(1)勾选只在以下时间范围内答复,然后设置需要自动答复邮件的开始时间结束时间
(2)在下面空白框里输入答复内容。

3. 如果需要自动答复外部邮件,请点击在我的组织外选项卡,勾选自动答复我组织外的人。见下图:

4. 点击确定启用外出自动答复规则。


arrow blue right bubble创建外出时自动答复规则

以上方法只适用于Exchange账户,如果你的Outlook没有连接Exchange服务器,你可以按以下步骤来设置Outlook外出自动答复规则:

1. 点击开始 > 新建电子邮件创建新邮件,根据需要输入邮件主题和邮件正文。见下图:

2. 点击文件 > 另存为。在另存为对话框里,从保存类型下拉菜单中选择Outlook模板,然后点击保存按钮。

注意:选择Outlook模板类型后,Outlook模板默认保存的文件夹会自动打开,不需要另行选择保存文件夹。

3. 继续点击开始 > 规则 > 管理规则和通知,见下图:

4. 在规则和通知对话框里,在电子邮件规则选项卡点击新建规则按钮。

5. 在规则向导里,点击对我接收的邮件应用规则下一步按钮。

6. 规则向导(想要检测何种条件)里,勾选只发送给我,并点击下一步按钮。

7. 在向导规则(如何处理该邮件)里, 做如下设置:

(1)在步骤1:选择操作列表框里勾选用特定模板答复
(2)在步骤2:编辑规则说明框里点击特定模板链接;
(3)现在选择答复模板对话框打开,从查找范围下拉菜单里选择文件系统中的用户模板,选中自动答复邮件模板,然后点击打开按钮。
(4)点击下一步按钮。

8. 在规则向导(是否有例外)里,不勾选任何选项,直接点击下一步按钮。

9. 在规则向导(完成规则设置)里,在步骤1文本框里输入规则名,在步骤2下根据需求勾选选项,点击完成按钮。

10. 关闭规则和通知对话框。

完成设置后,只要Outlook中的收到只发送给你的邮件,Outlook就会立即进行自动答复。


arrow blue right bubble运行Kutools for Outlook设置外出时自动答复

按照上面的步骤设置外出自动答复会有点繁琐,下面的这种方法就要简单快捷多了。

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1. 点击Kutools > 自动答复 > 开启启用自动答复功能。

2. 管理自动答复对话框打开。勾选需要启用自动答复的邮箱账户,分别输入答复邮件主题和答复内容,点击确定

自此,外出自动答复规则就设置好了。

提示:如果关闭Outlook,自动答复功能也将停止工作。


 

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