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¿Cómo crear rápidamente una lista desplegable dinámica en Excel?

La mayoría de nosotros puede crear una lista desplegable usando la función Validación de datos en Excel, pero a veces necesitamos una lista desplegable vinculada o dinámica, significa que cuando eliges un valor en la lista desplegable A y deseas que los valores actualizarse en la lista desplegable B. En Excel podemos crear una lista desplegable dinámica con Validación de datos función y el INDIRECT función. Este tutorial describirá cómo crear listas desplegables dependientes en Excel.

Crear lista desplegable dinámica en Excel

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flecha azul burbuja derecha Crear lista desplegable dinámica en Excel

Supongamos que tengo una tabla de cuatro columnas que indican cuatro tipos de alimentos: fruta, comida, carne y bebida y debajo de ellos está el nombre específico del alimento. Ver la siguiente captura de pantalla:

Ahora necesito crear una lista desplegable que contenga los alimentos, como fruta, comida, carne y bebida, y el segundo menú desplegable tendrá el nombre específico de los alimentos. Si selecciono comida, la segunda lista desplegable mostrará arroz, fideos, pan y pastel. Para hacer esto, por favor aplique los siguientes pasos:

1. Primero, necesito crear algunos nombres de rango para estas columnas y las primeras categorías.

(1.) Cree un nombre de rango para las categorías, la primera fila, seleccione A1: D1 y escriba el nombre del rango Productos alimenticios en el Nombre de buzón, entonces presione entrar clave.

(2.) Luego debe nombrar el rango para cada una de las columnas como se indica más arriba, como se muestra a continuación:

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2. Ahora puedo crear la primera lista desplegable, seleccione una celda en blanco o una columna a la que quiera aplicar esta lista desplegable, y luego haga clic en Gestión de datos > Validación de datos > Validación de datos, mira la captura de pantalla:

3. En la Validación de datos cuadro de diálogo, haga clic en Ajustes pestaña, elegir Lista del permitir lista desplegable e ingrese esta fórmula = Productos alimenticios en el Fuente caja. Ver captura de pantalla:

Nota: Necesita escribir en la fórmula lo que denominó sus categorías.

4. Haz click OK y mi primera lista desplegable ha sido creada, luego seleccione la celda y arrastre el controlador de relleno a la celda donde desea aplicar esta opción.

5. Luego puedo crear la segunda lista desplegable, seleccionar una celda en blanco y hacer clic Gestión de datos > Validación de datos > Validación de datos de nuevo, en el Validación de datos cuadro de diálogo, haga clic en Ajustes pestaña, elegir Lista del permitir lista desplegable e ingrese esta fórmula = indirecto (F1) en el Fuente caja, ver captura de pantalla:

Nota: F1 indica la ubicación de la celda para la primera lista desplegable que he creado, puede cambiarla según su necesidad.

6. A continuación, haga clic en OK, y arrastre el contenido de la celda hacia abajo, y la lista desplegable dependiente se ha creado con éxito. Ver captura de pantalla:

Y luego, si elijo un tipo de alimento, la celda correspondiente solo mostrará su nombre de alimento específico.

Notas:
1. La flecha desplegable solo es visible cuando la celda está activa.
2. Puede seguir profundizando como desee, si desea crear la tercera lista desplegable, simplemente use el segundo menú desplegable como el Fuente del tercer menú desplegable.


Demostración: Crear lista desplegable dinámica en Excel

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    Ferat · 1 years ago
    Why the dependent list doesn't change instantly?
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      Tang Kelly · 1 years ago
      Hi Ferat,
      Have you followed the tutorial to create your dynamic drop down list? If followed the tutorial, the dependent list will change immediately as the main choice (in Cell F1) changes.
      More detailed information can help me understand your problem. If possible, upload some screenshots will be helpful!
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    Vup · 3 years ago
    So I tried this with dynamic ranges. It's a no go. It does work with static ranges though.
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    Rahul · 3 years ago
    I understand but how can I repeat the dropdown formatting in all rows of excel
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      H · 3 years ago
      Have you received an answer to your question? I'm wondering the same thing..
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    Andy · 3 years ago
    Lara, you are probably missed the second half of ste p 4.

    4. Click OK and my first drop down list have been created, then select the cell [u][b]and drag the fill handle to the cell that you want to apply this option[/b][/u].
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    Lara · 4 years ago
    I keep getting an error that says " the source currently evaluates to an error", any reason why? I followed the steps above. Any guidance would be greatly appreciated.
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    Sattam · 4 years ago
    Hi,
    I am looking to do something similar but the only problem being my dynamic parameter and value combination list is structured as below

    Parm_nm Val_list
    Parent1 Item01
    Parent1 Item02
    Parent2 Item01
    Parent2 Item03
    Parent2 Item11
    Parent3 Item32
    Parent3 Item02
    Parent4 Item09
    Parent4 Item01

    And I want to choose appropriate drop down depending on the header definition
    Eg: If the header definition is Parent3 then the drop down for the cells under the column should have Item32 and Item02. If the header is changed to Parent02 then the drop down list becomes Item01, Item3 and Item11. It is exactly what is being done here apart from the fact the source data structure is completely different and I do not have freedom to restructure it. In such a scenario I am not being able to [i][b]Name the range[/b][/i] of the second level list as I cannot just select and name them. Any help in this regard will highly appreciated.
    Regards,
    Sattam
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    mayank · 4 years ago
    in case the second drop down has to pick a list that is Dynamic, then how will this work. As in if fruit food meat and drink is for month one and the names for month two changes to fruit2 meat2 food2 and drink2 along with the selection below this headings then how do we use thius formula.
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    Sundar · 5 years ago
    Thank you it worked like a magic
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    Bob Frinder · 5 years ago
    When I create a drop-down list using data validation, how can I select the valid entries from the keyboard, I want to type the number and have it auto-populate.
    Data Validation List looks like this :
    1_Ready
    2_On Hold
    3_ Rejected
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    PradeepRS · 5 years ago
    Quite useful. Thank you.
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    Shafeeq · 5 years ago
    This is great. I also wanted to know how to add a dynamic list through Offset or other function.
    What exactly I am looking for is, if I add "Fried Rice" under Food column below Cake, it should automatically need to considered.
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    Cindy J · 5 years ago
    Great explanation and example, thank you - but I'm having a problem. Using the example above, you select "Meat" and then select "Chicken" from the dependant drop-down list. If you change "Meat" to "Fruit", "Chicken" is still displayed. Is there a way to invalidate the "Chicken" selection and force you to re-select from the "Fruit" drop-down list?
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      Marc A · 5 years ago
      Hello Cindy,

      Did you ever get a response to your question? I am wondering the same thing.

      Thanks!
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    Bean Counter · 5 years ago
    Best tutorial of this I have found yet.

    Thank you!
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    Vishal Chauhan · 5 years ago
    Hi Team,

    It's perfectly working.

    :-)

    Thanks
    Vishal
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    Manjunath N · 5 years ago
    Hi Team,

    Thank you so much, its working. :-)

    Regards,
    Manjunath N
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    Emilykells · 5 years ago
    Hi how can I delete the columns that I used to create my drop downs from my sheet that way I only have the dropdown lists.
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    Neha · 5 years ago
    i tried this & working... :D
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    Jeffrey · 5 years ago
    I tried this on my 2013 Excel and its not working. Help
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      Wyman · 5 years ago
      Hi,

      I think the error sign was referring to "This current selection evaluates to error... " ???

      Just click Ok and ignore the error sign.
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    David Amble · 5 years ago
    Steps 5 through 6 produced an error. No link. It gave me a drop down cell with nothing in it.
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      Raiez Moideen · 5 years ago
      I think error can happen in the following cases(from my experience)...

      1)if you use simply "indirect(F1)" in Source box, instead of the cell location for the first drop down list...

      2)The name putting for each ranges in the Name box for the items in Second drop down list must exactly match the items in the first drop down list...
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        Johnathan Dunker · 4 years ago
        Also, make sure that the drop down list that the indirect list is pulls data from has something selected.
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      Natalia · 5 years ago
      I was getting an error too but then I figured out that I can't have two words, I was using "Home Improvement" and I had to change to "HomeImprovement" also make sure your "F1" cell es the cell you need (Mine would be B37)
      That's all I know