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¿Cómo ocultar los artículos usados ​​anteriormente en la lista desplegable?

En Excel, puede crear rápidamente una lista desplegable normal, pero ¿alguna vez ha tratado de hacer una lista desplegable cuando elige un elemento, el previamente utilizado se eliminará de la lista? Por ejemplo, si tengo una lista desplegable con nombres 100, cuando selecciono un nombre, quiero eliminar este nombre de la lista desplegable, y ahora el menú desplegable contiene nombres 99, y así sucesivamente hasta que la lista desplegable esté vacía. Tal vez, esto es algo difícil para la mayoría de nosotros, y aquí, puedo hablar sobre cómo crear una lista desplegable de este tipo en Excel.

Ocultar elementos usados ​​anteriormente en la lista desplegable con columnas de ayuda

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flecha azul burbuja derecha Ocultar elementos usados ​​anteriormente en la lista desplegable con columnas de ayuda


Supongamos que tiene una lista de nombres en la Columna A como se muestra en la siguiente captura de pantalla, luego siga los pasos a continuación uno por uno para finalizar esta tarea.

doc-hide-used-items-dropdown-list-1

1. Además de su lista de nombres, ingrese esta fórmula = IF (CONTABLE ($ F $ 1: $ F $ 11, A1)> = 1, "", ROW ()) en la celda B1, mira la captura de pantalla:

doc-hide-used-items-dropdown-list-1

Nota: En la fórmula anterior, F1: F11es el rango de celdas que desea colocar en la lista desplegable, y A1 es tu nombre celular

2. A continuación, arrastre el controlador de relleno al rango que contiene esta fórmula, y obtendrá el siguiente resultado:

doc-hide-used-items-dropdown-list-1

3. Y continúe aplicando una fórmula en la columna C, ingrese esta fórmula: =IF(ROW(A1)-ROW(A$1)+1>COUNT(B$1:B$11),"",INDEX(A:A,SMALL(B$1:B$11,1+ROW(A1)-ROW(A$1)))) en la celda C1, mira la captura de pantalla:

doc-hide-used-items-dropdown-list-1

4. Luego complete esta fórmula hasta el rango que necesita, vea la captura de pantalla:

doc-hide-used-items-dropdown-list-1

5. Ahora necesita definir un nombre de rango para estos nombres en la Columna C, seleccionar C1: C11 (el rango de aplicar la fórmula en el paso 4), y luego hacer clic Fórmulas > Definir nombre, mira la captura de pantalla:

doc-hide-used-items-dropdown-list-1

6. En la Nuevo nombre cuadro de diálogo, escriba un nombre en el cuadro de texto Nombre y luego ingrese esta fórmula =OFFSET(Sheet2!$C$1,0,0,COUNTA(Sheet2!$C$1:$C$11)-COUNTBLANK(Sheet2!$C$1:$C$11),1) en el Se refiere a campo, ver captura de pantalla:

doc-hide-used-items-dropdown-list-1

Nota: En la fórmula anterior, C1: C11 es el rango de columna auxiliar que ha creado en el Paso 3 y Sheet 2 es la hoja actual que está utilizando.

7. Después de finalizar la configuración, puede crear una lista desplegable, seleccionar la celda F1: F11 donde desea colocar la lista desplegable, luego hacer clic Información > Validación de datos > Validación de datos, mira la captura de pantalla:

doc-hide-used-items-dropdown-list-1

8. En la Validación de datos cuadro de diálogo, haga clic en Ajustes pestaña, luego elige Lista del permitir lista desplegable, y luego debajo Fuente sección, ingrese esta fórmula: = prueba de nombre, (namecheck es el nombre del rango que se creó en el Paso 6), vea la captura de pantalla:

doc-hide-used-items-dropdown-list-1

9. Y luego haz clic OK para cerrar este diálogo, ahora, la lista desplegable se ha creado en el rango seleccionado, y después de seleccionar un nombre del menú desplegable, este nombre usado se eliminará de la lista y solo muestra los nombres que no se han usado , mira la captura de pantalla:

doc-hide-used-items-dropdown-list-1

Tip: No puede eliminar las columnas de ayuda que realiza en los pasos anteriores; si las elimina, la lista desplegable no será válida.


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  • Combinar celdas / filas / columnas y mantener datos; Contenido de celdas divididas; Combinar filas duplicadas y suma / promedio... Prevenir células duplicadas; Comparar rangos...
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    John · 9 months ago
    Is there a way to have only some of the options get removed when selected and others be permanent?
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    Keith Race · 10 months ago
    How do I get this activity to work if I transpose from Row to Column
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    Sam · 10 months ago
    I’ve entered all the formulas correctly, but the only name showing up is the first one on the list. What am I doing wrong??
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    Stefan · 2 years ago
    Works great, however, if you have two people on the list with the same name e.g. John Smith it removes both incidents of 'John Smith' from the list when you select one of them.


    Is there a way to amend this so that you have have multiple versions of the one name without them all being removed?


    Thanks.
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    Derric · 3 years ago
    How would you change this formula for use of data validation list across multiple rows instead of a single column. Is that possible?

    Thanks
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    Mohanraj · 3 years ago
    Awesome, Working for me...
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    tim · 3 years ago
    I changed mine to accommodate my needs "=IF(COUNTIF(Statusboard!$C:$C,A1)>=1,"",ROW())" Make sure you change the $F$1:$F$11 from "=IF(COUNTIF($F$1:$F$11,A1)>=1,"",ROW())" to wherever your list is in my case it was Statusboard!$C:$C,A1.
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    Yolanda · 4 years ago
    I need to be able to create a list that has items that disappear but I want to be able to use it in multiple columns on the same sheet. Does anyone know how to do that? - Thanks!
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    Yolanda · 4 years ago
    I need to be able to use this list multiple times in multiple columns but as soon as an item disappears it's gone for good. Does anyone know how I can create this and be able to use it for multiple columns? Thanks!
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    NighT · 4 years ago
    Hey all,
    I got this to work, and it works like a charm!
    @Amanda, yes. I have my data on a different sheet as the dropdown menu. See the below written formulas.

    @Filip,
    Yes, you can use a formula to automatically select the unique values from a list. I used this to have a dynamic list.

    Mind you; I used google and a lot of different website to get to this formula, so it's not all my own work.
    First: to get the list of things to display:
    IF(INDEX(Sheet1!$A$2:$A$100;MATCH(0;COUNTIF($AA$14:AA14;Sheet1!$A$2:$A$100);0))=0;"";INDEX(Sheet1!$A$2:$A$100;MATCH(0;COUNTIF($AA$14:AA14;Sheet1!$A$2:$A$100);0)))

    === Basically this is the same formula twice. Which will give an empty ("") value if no further unique values are found. Anyway, the formula returns an unique list of values from my 'Sheet1!'. (lets say for easy reference I have this formula on Sheet 2, column A)

    Then I just start using the same formula as above (my sheet 2 column B):
    IF(COUNTIF(Sheet3!$S$2:$U$4;A1)>=1;"";ROW())

    === Sheet 3 is where I have my dropdowns. This is probably what you're looking for Amanda.

    Then the last bit of the formula:
    IF(ROW(A1)-ROW(A$1)+1>COUNT(B$1:B$24);"";INDEX(A:A;SMALL(B$1:B$24;1+ROW(A1)-ROW(A$1))))

    === This formula is in my Sheet 2 column C.
    This *should* work.

    Good luck to you all! And again, a great thank you to the author!
    Regards,

    NighT
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    Filip · 4 years ago
    Thanks for this guide. I'm just asking if it's possible when I update a value in formula, this value will be updated automatically in list of items?

    Example:
    I select value "James" from list in cell F
    Now, I want to change value from "James" to "Thomas". I rewrite value "James" to "Thomas" in cell A, formula automatically change value in cell C. It's OK, but I need this changed value is automatically updated in cell F as well.

    How can I reach that? Any ideas?
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    Amanda · 4 years ago
    Does anyone know if it is possible to use this between sheets? For instance if the original info (the column A portion) is on one sheet, but the dropdown (the column F portion) is on another? How would that change the formula?
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    Kent · 4 years ago
    Hi, I can't get it to work properly.
    When trying to complete step 8 I get a message about 'The source returns an error at evaluation. Do you wish to continue?'

    I am using Excel 2010, any idea?
    • To post as a guest, your comment is unpublished.
      Amanda · 4 years ago
      I had that happen at first, too. I had not changed the "sheet2" portion to the proper sheet name for what I was using.