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Comment enregistrer une feuille de calcul en tant que fichier PDF et l'envoyer en pièce jointe via Outlook?

Dans certains cas, vous devrez peut-être envoyer une feuille de calcul en tant que fichier PDF via Outlook. Habituellement, vous devez enregistrer manuellement la feuille de calcul en tant que fichier PDF, puis créer un nouvel e-mail avec ce fichier PDF en pièce jointe dans votre Outlook et enfin l'envoyer. Il est fastidieux de le réaliser manuellement étape par étape. Dans cet article, nous allons vous montrer comment enregistrer rapidement une feuille de calcul en tant que fichier PDF et l'envoyer automatiquement en tant que pièce jointe via Outlook dans Excel.

Enregistrer une feuille de calcul en tant que fichier PDF et l'envoyer par e-mail en pièce jointe avec le code VBA


Enregistrez facilement une feuille de calcul ou plusieurs feuilles de calcul en tant que fichiers PDF distincts à la fois:

Le bouton Manuel de travail divisé utilité de Kutools for Excel peut vous aider à enregistrer facilement une feuille de calcul ou plusieurs feuilles de calcul en tant que fichiers PDF distincts à la fois. Voir la capture d'écran:

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flèche bleue droite bulle Enregistrer une feuille de calcul en tant que fichier PDF et l'envoyer par e-mail en pièce jointe avec le code VBA


Vous pouvez exécuter le code VBA ci-dessous pour enregistrer automatiquement la feuille de calcul active en tant que fichier PDF, puis l'envoyer par e-mail en tant que pièce jointe via Outlook. S'il vous plaît faire comme suit.

1. Ouvrez la feuille de calcul que vous allez enregistrer en PDF et envoyez, puis appuyez sur autre + F11 touches simultanément pour ouvrir le Microsoft Visual Basic pour applications fenêtre.

2. dans le Microsoft Visual Basic pour applications fenêtre, cliquez sur insérer > Module. Ensuite, copiez et collez le code VBA ci-dessous dans le Code fenêtre. Voir la capture d'écran:

Code VBA: Enregistrer une feuille de calcul au format PDF et l'envoyer par e-mail en pièce jointe

Sub Saveaspdfandsend()
Dim xSht As Worksheet
Dim xFileDlg As FileDialog
Dim xFolder As String
Dim xYesorNo As Integer
Dim xOutlookObj As Object
Dim xEmailObj As Object
Dim xUsedRng As Range

Set xSht = ActiveSheet
Set xFileDlg = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)

If xFileDlg.Show = True Then
   xFolder = xFileDlg.SelectedItems(1)
Else
   MsgBox "You must specify a folder to save the PDF into." & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Must Specify Destination Folder"
   Exit Sub
End If
xFolder = xFolder + "\" + xSht.Name + ".pdf"

'Check if file already exist
If Len(Dir(xFolder)) > 0 Then
    xYesorNo = MsgBox(xFolder & " already exists." & vbCrLf & vbCrLf & "Do you want to overwrite it?", _
                      vbYesNo + vbQuestion, "File Exists")
    On Error Resume Next
    If xYesorNo = vbYes Then
        Kill xFolder
    Else
        MsgBox "if you don't overwrite the existing PDF, I can't continue." _
                    & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Exiting Macro"
        Exit Sub
    End If
    If Err.Number <> 0 Then
        MsgBox "Unable to delete existing file.  Please make sure the file is not open or write protected." _
                    & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Unable to Delete File"
        Exit Sub
    End If
End If

Set xUsedRng = xSht.UsedRange
If Application.WorksheetFunction.CountA(xUsedRng.Cells) <> 0 Then
    'Save as PDF file 
    xSht.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xFolder, Quality:=xlQualityStandard
    
    'Create Outlook email 
    Set xOutlookObj = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xEmailObj = xOutlookObj.CreateItem(0)
    With xEmailObj
        .Display
        .To = ""
        .CC = ""
        .Subject = xSht.Name + ".pdf"
        .Attachments.Add xFolder
        If DisplayEmail = False Then
            '.Send
        End If
    End With
Else
  MsgBox "The active worksheet cannot be blank"
  Exit Sub
End If
End Sub

3. appuie sur le F5 clé pour exécuter le code. dans le Feuilleter boîte de dialogue, sélectionnez un dossier pour enregistrer ce fichier PDF, puis cliquez sur le OK .

Remarques:

1. La feuille de calcul active est maintenant enregistrée en tant que fichier PDF. Et le fichier PDF est nommé avec le nom de la feuille de calcul.

2. Si la feuille de calcul active est vide, vous obtiendrez une boîte de dialogue comme ci-dessous capture d'écran après avoir cliqué sur le OK .

4. Maintenant, un nouveau courrier électronique Outlook est créé et vous pouvez voir le fichier PDF est répertorié en tant que pièce jointe dans le fichier joint. Voir la capture d'écran:

5. S'il vous plaît composez cet email et envoyez-le.

Note: Ce code est uniquement disponible lorsque vous utilisez Outlook en tant que votre programme de messagerie.


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    james · 7 months ago
    Hi, how can i save & send the pdf wit the workbook name with the current VBA code? what do i use instead of xSht.Name
    • To post as a guest, your comment is unpublished.
      crystal · 7 months ago
      Hi James,
      Do you want to send the active worksheet as pdf and name it as the workbook name?
  • To post as a guest, your comment is unpublished.
    Tom H · 10 months ago
    How would I edit the VBA script above so that the file name is saved as a specific cell selected within the current sheet, for example cell A1?
  • To post as a guest, your comment is unpublished.
    Armin · 11 months ago
    How can I add for example sheet 2 from the workbook as an pdf?
    • To post as a guest, your comment is unpublished.
      crystal · 9 months ago
      Hi Armin,
      You need to open the Sheet 2 in your workbook firstly and then run the VBA code with above steps to get it down.
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    Michael Charry · 1 years ago
    How would I edit the VBA script above so that it adds a date and time stamp to the file name that way it doesn't keep overwriting what is already saved?
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      crystal · 1 years ago
      Dear Michael,
      Please run the below VBA code to solve the problem.

      Sub Saveaspdfandsend()
      Dim xSht As Worksheet
      Dim xFileDlg As FileDialog
      Dim xFolder As String
      Dim xYesorNo As Integer
      Dim xOutlookObj As Object
      Dim xEmailObj As Object
      Dim xUsedRng As Range
      Dim xStr As String

      Set xSht = ActiveSheet
      Set xFileDlg = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)

      If xFileDlg.Show = True Then
      xFolder = xFileDlg.SelectedItems(1)
      Else
      MsgBox "You must specify a folder to save the PDF into." & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Must Specify Destination Folder"
      Exit Sub
      End If
      xStr = Format(Now(), "yyyy-mm-dd-hh-mm-ss")
      xFolder = xFolder + "\" + xSht.Name + "-" + xStr + ".pdf"

      'Check if file already exist
      If Len(Dir(xFolder)) > 0 Then
      xYesorNo = MsgBox(xFolder & " already exists." & vbCrLf & vbCrLf & "Do you want to overwrite it?", _
      vbYesNo + vbQuestion, "File Exists")
      On Error Resume Next
      If xYesorNo = vbYes Then
      Kill xFolder
      Else
      MsgBox "if you don't overwrite the existing PDF, I can't continue." _
      & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Exiting Macro"
      Exit Sub
      End If
      If Err.Number <> 0 Then
      MsgBox "Unable to delete existing file. Please make sure the file is not open or write protected." _
      & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Unable to Delete File"
      Exit Sub
      End If
      End If

      Set xUsedRng = xSht.UsedRange
      If Application.WorksheetFunction.CountA(xUsedRng.Cells) <> 0 Then
      'Save as PDF file
      xSht.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xFolder, Quality:=xlQualityStandard

      'Create Outlook email
      Set xOutlookObj = CreateObject("Outlook.Application")
      Set xEmailObj = xOutlookObj.CreateItem(0)
      With xEmailObj
      .Display
      .To = ""
      .CC = ""
      .Subject = xSht.Name + "-" + xStr + ".pdf"
      .Attachments.Add xFolder
      If DisplayEmail = False Then
      '.Send
      End If
      End With
      Else
      MsgBox "The active worksheet cannot be blank"
      Exit Sub
      End If
      End Sub
  • To post as a guest, your comment is unpublished.
    Darren · 1 years ago
    I have tried pasting this into a new module and i get Compile error: Sub or Function not defined. Please help.