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如何在Outlook裡設置外出時自動答覆?

有些時候,因為外出無法及時處理收到的郵件。你或許想告知寄件者你已收到郵件,但無法及時給予處理。針對這個問題,你可以在Outlook裡設置外出時自動答覆規則。

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arrow blue right bubble使用Exchange的外出助理程式設置外出時自動答覆

如果你是Exchange帳戶,可以配置外出助理程式,在你外出時自動答覆收到的郵件。

1. 在Outlook中點擊 > 資訊 > 自動答覆。見下圖:

注意:如果你的Outlook沒有連接Exchange伺服器,就不會有自動答覆選項。

2. 在自動答覆對話方塊裡,選中發送自動答覆後,再做如下設置:

(1)勾選只在以下時間範圍內答覆,然後設置需要自動答覆郵件的開始時間結束時間
(2)在下面空白框裡輸入答覆內容。

3. 如果需要自動答覆外部郵件,請點擊在我的組織外選項卡,勾選自動答覆我組織外的人。見下圖:

4. 點擊確定啟用外出自動答覆規則。


arrow blue right bubble創建外出時自動答覆規則

以上方法只適用於Exchange帳戶,如果你的Outlook沒有連接Exchange伺服器,你可以按以下步驟來設置Outlook外出自動答覆規則:

1. 點擊開始 > 新建電子郵件創建新郵件,根據需要輸入郵件主題和郵件正文。見下圖:

2. 點擊文件 > 另存為。在另存為對話方塊裡,從保存類型下拉式功能表中選擇Outlook範本,然後點擊保存按鈕。

注意:選擇Outlook範本類型後,Outlook範本預設保存的資料夾會自動打開,不需要另行選擇保存資料夾。

3. 繼續點擊開始 > 規則 > 管理規則和通知,見下圖:

4. 在規則和通知對話方塊裡,在電子郵件規則選項卡點擊新建規則按鈕。

5. 在規則嚮導裡,點擊對我接收的郵件應用規則下一步按鈕。

6. 規則嚮導(想要檢測何種條件)裡,勾選只發送給我,並點擊下一步按鈕。

7. 在嚮導規則(如何處理該郵件)裡, 做如下設置:

(1)在步驟1:選擇操作清單方塊裡勾選用特定範本答覆
(2)在步驟2:編輯規則說明框裡點擊特定範本連結;
(3)現在選擇答覆範本對話方塊打開,從查找範圍下拉式功能表裡選擇檔案系統中的使用者範本,選中自動答覆郵件範本,然後點擊打開按鈕。
(4)點擊下一步按鈕。

8. 在規則嚮導(是否有例外)裡,不勾選任何選項,直接點擊下一步按鈕。

9. 在規則嚮導(完成規則設置)裡,在步驟1文字方塊裡輸入規則名,在步驟2下根據需求勾選選項,點擊完成按鈕。

10. 關閉規則和通知對話方塊。

完成設置後,只要Outlook中的收到只發送給你的郵件,Outlook就會立即進行自動答覆。


arrow blue right bubble運行Kutools for Outlook設置外出時自動答覆

按照上面的步驟設置外出自動答覆會有點繁瑣,下面的這種方法就要簡單快捷多了。

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1. 點擊Kutools > 自動答覆 > 開啟啟用自動答覆功能。

2. 管理自動答覆對話方塊打開。勾選需要啟用自動答覆的郵箱帳戶,分別輸入答覆郵件主題和答覆內容,點擊確定

自此,外出自動答覆規則就設置好了。

提示:如果關閉Outlook,自動答覆功能也將停止工作。

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