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Comment convertir ou enregistrer des e-mails et des pièces jointes dans un seul fichier PDF dans Outlook?

Cet article parle d'enregistrer un message électronique et toutes les pièces jointes dans un fichier PDF unique dans Outlook.

Convertir ou enregistrer des e-mails et des pièces jointes dans un seul fichier PDF avec le code VBA


Enregistrez facilement les courriels sélectionnés sous forme de fichier PDF individuel ou de fichiers de format différent dans Outlook:

Avec le Enregistrer en tant que fichier utilité de Kutools for Outlook, vous pouvez facilement enregistrer plusieurs courriels sélectionnés sous forme de fichier de format HTML individuel, fichier de format TXT, document Word, fichier CSV ainsi que fichier PDF dans Outlook, comme illustré ci-dessous.

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Convertir ou enregistrer des e-mails et des pièces jointes dans un seul fichier PDF avec le code VBA

Veuillez procéder comme suit pour sauvegarder vos e-mails avec toutes les pièces jointes à un seul fichier PDF dans Outlook.

1. Sélectionnez un e-mail contenant les pièces jointes que vous allez enregistrer dans un seul fichier PDF, puis appuyez sur autre + F11 clés pour ouvrir le Microsoft Visual Basic pour applications fenêtre.

2. dans le Microsoft Visual Basic pour applications fenêtre, cliquez sur insérer > Module. Puis copiez le code VBA ci-dessous dans la fenêtre Module.

Code VBA: Enregistrer le courriel et la pièce jointe dans un seul fichier PDF

Public Sub MergeMailAndAttachsToPDF()
'Update by Extendoffice 2018/3/5
Dim xSelMails As MailItem
Dim xFSysObj As FileSystemObject
Dim xOverwriteBln As Boolean
Dim xLooper As Integer
Dim xEntryID As String
Dim xNameSpace As Outlook.NameSpace
Dim xMail As Outlook.MailItem
Dim xExt As String
Dim xSendEmailAddr, xCompanyDomain As String
Dim xWdApp As Word.Application
Dim xDoc, xNewDoc As Word.Document
Dim I As Integer
Dim xPDFSavePath As String
Dim xPath As String
Dim xFileArr() As String
Dim xExcel As Excel.Application
Dim xWb As Workbook
Dim xWs As Worksheet
Dim xTempDoc As Word.Document

On Error Resume Next
If (Outlook.ActiveExplorer.Selection.Count > 1) Or (Outlook.ActiveExplorer.Selection.Count = 0) Then
    MsgBox "Please Select a email.", vbInformation + vbOKOnly
    Exit Sub
End If
Set xSelMails = Outlook.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
xEntryID = xSelMails.EntryID
Set xNameSpace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set xMail = xNameSpace.GetItemFromID(xEntryID)

xSendEmailAddr = xMail.SenderEmailAddress
xCompanyDomain = Right(xSendEmailAddr, Len(xSendEmailAddr) - InStr(xSendEmailAddr, "@"))
xOverwriteBln = False
Set xExcel = New Excel.Application
xExcel.Visible = False
Set xWdApp = New Word.Application
xExcel.DisplayAlerts = False
xPDFSavePath = xExcel.Application.GetSaveAsFilename(InitialFileName:="", FileFilter:="PDF Files(*.pdf),*.pdf")
If xPDFSavePath = "False" Then
    xExcel.DisplayAlerts = True
    xExcel.Quit
    xWdApp.Quit
    Exit Sub
End If
xPath = Left(xPDFSavePath, InStrRev(xPDFSavePath, "\"))
cPath = xPath & xCompanyDomain & "\"
yPath = cPath & Format(Now(), "yyyy") & "\"
mPath = yPath & Format(Now(), "MMMM") & "\"
If Dir(xPath, vbDirectory) = vbNullString Then
   MkDir xPath
End If
EmailSubject = CleanFileName(xMail.Subject)
xSaveName = Format(xMail.ReceivedTime, "yyyymmdd") & "_" & EmailSubject & ".doc"
Set xFSysObj = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
If xOverwriteBln = False Then
   xLooper = 0
  Do While xFSysObj.FileExists(yPath & xSaveName)
      xLooper = xLooper + 1
      xSaveName = Format(xMail.ReceivedTime, "yyyymmdd") & "_" & EmailSubject & "_" & xLooper & ".doc"
   Loop
Else
   If xFSysObj.FileExists(yPath & xSaveName) Then
      xFSysObj.DeleteFile yPath & xSaveName
   End If
End If
xMail.SaveAs xPath & xSaveName, olDoc
If xMail.Attachments.Count > 0 Then
   For Each atmt In xMail.Attachments
      xExt = SplitPath(atmt.filename, 2)
      If (xExt = ".docx") Or (xExt = ".doc") Or (xExt = ".docm") Or (xExt = ".dot") Or (xExt = ".dotm") Or (xExt = ".dotx") _
      Or (xExt = ".xlsx") Or (xExt = ".xls") Or (xExt = ".xlsm") Or (xExt = ".xlt") Or (xExt = ".xltm") Or (xExt = ".xltx") Then
        atmtName = CleanFileName(atmt.filename)
        atmtSave = xPath & Format(xMail.ReceivedTime, "yyyymmdd") & "_" & atmtName
        atmt.SaveAsFile atmtSave
      End If
   Next
End If
Set xNewDoc = xWdApp.Documents.Add("Normal", False, wdNewBlankDocument, False)
Set xFilesFld = xFSysObj.GetFolder(xPath)
xFileArr() = GetFiles(xPath)
For I = 0 To UBound(xFileArr()) - 1
    xExt = SplitPath(xFileArr(I), 2)
    If (xExt = ".xlsx") Or (xExt = ".xls") Or (xExt = ".xlsm") Or (xExt = ".xlt") Or _
       (xExt = ".xltm") Or (xExt = ".xltx") Then  'conver excel to word
        Set xWb = xExcel.Workbooks.Open(xPath & xFileArr(I))
        Set xTempDoc = xWdApp.Documents.Add("Normal", False, wdNewBlankDocument, False)
        Set xWs = xWb.ActiveSheet
        xWs.UsedRange.Copy
        xTempDoc.Content.PasteAndFormat wdFormatOriginalFormatting
        xTempDoc.SaveAs2 xPath & xWs.Name + ".docx", wdFormatXMLDocument
        xWb.Close False
        Kill xPath & xFileArr(I)
        xTempDoc.Close wdDoNotSaveChanges, wdOriginalDocumentFormat, False
    End If
Next
xExcel.DisplayAlerts = True
xExcel.Quit
xFileArr() = GetFiles(xPath)
'Merge Documents
For I = 0 To UBound(xFileArr()) - 1
    xExt = SplitPath(xFileArr(I), 2)
    If (xExt = ".docx") Or (xExt = ".doc") Or (xExt = ".docm") Or (xExt = ".dot") Or _
       (xExt = ".dotm") Or (xExt = ".dotx") Then
        MergeDoc xWdApp, xPath & xFileArr(I), xNewDoc
        Kill xPath & xFileArr(I)
    End If
Next
xNewDoc.Sections.Item(1).Range.Delete wdCharacter, 1
xNewDoc.SaveAs2 xPDFSavePath, wdFormatPDF
xNewDoc.Close wdDoNotSaveChanges, wdOriginalDocumentFormat, False
xWdApp.Quit
Set xMail = Nothing
Set xNameSpace = Nothing
Set xFSysObj = Nothing
MsgBox "Merged successfully", vbInformation + vbOKOnly
End Sub

Public Function SplitPath(FullPath As String, ResultFlag As Integer) As String
Dim SplitPos As Integer, DotPos As Integer
SplitPos = InStrRev(FullPath, "/")
DotPos = InStrRev(FullPath, ".")
Select Case ResultFlag
Case 0
   SplitPath = Left(FullPath, SplitPos - 1)
Case 1
   If DotPos = 0 Then DotPos = Len(FullPath) + 1
   SplitPath = Mid(FullPath, SplitPos + 1, DotPos - SplitPos - 1)
Case 2
   If DotPos = 0 Then DotPos = Len(FullPath)
   SplitPath = Mid(FullPath, DotPos)
Case Else
   Err.Raise vbObjectError + 1, "SplitPath Function", "Invalid Parameter!"
End Select
End Function
  
Function CleanFileName(StrText As String) As String
Dim xStripChars As String
Dim xLen As Integer
Dim I As Integer
xStripChars = "/\[]:=," & Chr(34)
xLen = Len(xStripChars)
StrText = Trim(StrText)
For I = 1 To xLen
StrText = Replace(StrText, Mid(xStripChars, I, 1), "")
Next
CleanFileName = StrText
End Function

Function GetFiles(xFldPath As String) As String()
On Error Resume Next
Dim xFile As String
Dim xFileArr() As String
Dim xArr() As String
Dim I, x As Integer
x = 0
ReDim xFileArr(1)
xFileArr(1) = xFldPath '& "\"
xFile = Dir(xFileArr(1) & "*.*")
Do Until xFile = ""
    x = x + 1
    xFile = Dir
Loop
ReDim xArr(0 To x)
x = 0
xFile = Dir(xFileArr(1) & "*.*")
Do Until xFile = ""
    xArr(x) = xFile
    x = x + 1
    xFile = Dir
Loop
GetFiles = xArr()
End Function

Sub MergeDoc(WdApp As Word.Application, xFileName As String, Doc As Document)
Dim xNewDoc As Document
Dim xSec As Section
    Set xNewDoc = WdApp.Documents.Open(filename:=xFileName, Visible:=False)
    Set xSec = Doc.Sections.Add
    xNewDoc.Content.Copy
    xSec.PageSetup = xNewDoc.PageSetup
    xSec.Range.PasteAndFormat wdFormatOriginalFormatting
    xNewDoc.Close
End Sub

3. Cliquez Outils > Les références ouvrir le Les références boite de dialogue. Vérifier la Bibliothèque d'objets Microsoft Excel, Microsoft Scripting Runtime et Bibliothèque d'objets Microsoft Word boîtes, puis cliquez sur le OK bouton. Voir la capture d'écran:

4. appuie sur le F5 touche ou cliquez sur le course bouton pour exécuter le code. Puis un Enregistrer sous boîte de dialogue apparaît, veuillez spécifier un dossier pour enregistrer le fichier, puis donner un nom au fichier PDF et cliquez sur le Sauvegarder bouton. Voir la capture d'écran:

5. Puis un Microsoft Outlook boîte de dialogue apparaît, s'il vous plaît cliquez sur le OK .

Maintenant, le courriel sélectionné avec toutes ses pièces jointes est enregistré dans un seul fichier PDF.

Note: Ce script VBA fonctionne uniquement pour les pièces jointes Microsoft Word et Excel.


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    Peter · 10 months ago
    A fix that has worked for me is to have MergeDoc read as follows - note Word.Document

    Sub MergeDoc(WdApp As Word.Application, xFileName As String, Doc As Word.Document)
    Dim xNewDoc2 As Word.Document
    Dim xSec As Section

    Set xNewDoc2 = WdApp.Documents.Open(FileName:=xFileName, Visible:=False)
    Set xSec = Doc.Sections.Add
    xNewDoc2.Content.Copy
    xSec.PageSetup = xNewDoc2.PageSetup
    xSec.Range.PasteAndFormat wdFormatOriginalFormatting
    xNewDoc2.Close
    End Sub

    Peter
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    Peter · 10 months ago
    This looks very powerful and just what I am looking for right now.


    All is good, apart from I am having trouble passing the 'Doc as Document' to the Merge routine

    (NB have to replace On Error Resume Next with On Error GoTo 0 to catch the problem) -

    2 difficulties -
    1. Type Mismatch caused by xNewDoc in the merge-call at MergeDoc xWdApp, xPath & xFileArr(I), xNewDoc
    2. And/or Set xSec = Doc.Sections.Add won't compile

    - perhaps because the macro is being run from Outlook and not e.g. Word
    - perhaps because of some local issues at my end

    But very encouraging to have a structure and method to approach the problem
    Thank you.
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    Allan · 10 months ago
    BEAUTIFUL!! And what timing.

    I've been meaning to attempt this for a while now. I look forward to testing it out.

    Thank you